隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)管理也已經(jīng)開(kāi)始信息化征程，這是現(xiàn)代化企業(yè)生存與發(fā)展所必需的，本文對(duì)企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的創(chuàng)建和結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)等一系列問(wèn)題進(jìn)行研究。

　　《中外企業(yè)家》企業(yè)管理期刊，雜志是1984年10月全國(guó)第一家創(chuàng)刊的國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)行的企業(yè)家類(lèi)經(jīng)濟(jì)綜合月刊。是獻(xiàn)給企業(yè)經(jīng)營(yíng)者、管理者、經(jīng)濟(jì)工作者的刊物，擁有中央級(jí)媒體和國(guó)家級(jí)專(zhuān)家專(zhuān)稿。大16K，平脊膠訂，全彩精印。

　　企業(yè)自身的管理與內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)成效和生存實(shí)力有很大的影響，如何對(duì)企業(yè)內(nèi)部事務(wù)及員工做出合理、科學(xué)的管理和控制，使整個(gè)企業(yè)能夠達(dá)到最大的辦公效率，是近年來(lái)多家企業(yè)共同研究的重點(diǎn)問(wèn)題之一。隨著二十一世紀(jì)的到來(lái)，各式各樣的信息化設(shè)備和管理理念為企業(yè)提供了前所未有的新出路，為企業(yè)的創(chuàng)收打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，因此，企業(yè)信息化管理與自動(dòng)化辦公成為了現(xiàn)階段企業(yè)必須加以重視的環(huán)節(jié)。

　　企業(yè)的信息化管理與自動(dòng)化辦公指的是采用先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，針對(duì)企業(yè)的信息資源，用系統(tǒng)集成的方法來(lái)整合企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)和機(jī)制，規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部管理，最大化提升企業(yè)辦公效率，從而提升企業(yè)在市場(chǎng)上的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)用卓越的經(jīng)營(yíng)績(jī)效和管理實(shí)力爭(zhēng)得更加穩(wěn)固的一席之地。

　　1 企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的創(chuàng)建

　　1.1 企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。企業(yè)開(kāi)展信息化建設(shè)的前提需要對(duì)信息資源進(jìn)行整合、提升企業(yè)的管理質(zhì)量以及開(kāi)拓更加廣闊的市場(chǎng)。一旦加快了企業(yè)的信息化建設(shè)節(jié)奏，企業(yè)的整體信息化運(yùn)作水平就會(huì)得到提升，建設(shè)更加規(guī)范的企業(yè)信息化辦公管理系統(tǒng)也就成為了可能，更加全面化的構(gòu)建辦公環(huán)境，為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)錦上添花。具體來(lái)說(shuō)，首先要實(shí)現(xiàn)在線協(xié)同辦公、公文的收發(fā)管理、文件報(bào)送等多項(xiàng)現(xiàn)代化辦公功能。其次，建立起一個(gè)在線交流與協(xié)作共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源的實(shí)時(shí)共享。再次，要全面規(guī)范行政辦公與審批的流程，使每個(gè)部門(mén)的工作更加合理化、規(guī)范化。最后，要遵循先進(jìn)性、實(shí)用性、安全開(kāi)放性等原則，保證企業(yè)信息化管理和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的科學(xué)性。

　　1.2 企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)原則。在建設(shè)企業(yè)信息化管理和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的過(guò)程中，必須要遵循相應(yīng)的幾項(xiàng)原則，來(lái)保證建設(shè)工作能夠及時(shí)有效的開(kāi)展，保證系統(tǒng)建成之后能夠達(dá)到預(yù)期效果。在建設(shè)企業(yè)信息化管理和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的過(guò)程中，要堅(jiān)持工作的規(guī)范性、系統(tǒng)的可靠性、系統(tǒng)的易操作性與易維護(hù)性、擴(kuò)展性等原則，除以上這些原則以外，信息化管理系統(tǒng)在操作的過(guò)程中還應(yīng)該充分具備人性化的特征，提供簡(jiǎn)便的網(wǎng)站欄目?jī)?nèi)容維護(hù)功能和用戶(hù)權(quán)限管理等功能，為企業(yè)員工的管理和操作帶來(lái)方便。

　　1.3 企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)目的。進(jìn)入全新的科學(xué)技術(shù)信息時(shí)代，企業(yè)選擇建設(shè)信息化管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的目的是采用方便的信息化設(shè)備和通信手段實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的無(wú)紙辦公，建立起一個(gè)能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)關(guān)鍵辦公的應(yīng)用軟件系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部的各方面信息資源得到有效的整合，實(shí)現(xiàn)辦公的協(xié)同化、分享化、同步化和信息化，從而進(jìn)一步全方面的提升企業(yè)內(nèi)部管理與辦公效率。

　　2 企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

　　2.1 企業(yè)信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)總體與通用技術(shù)要求。信息化管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)主要包括模塊化設(shè)計(jì)、開(kāi)放與安全性設(shè)計(jì)等設(shè)計(jì)要求，以及包括軟件與硬件在內(nèi)的通用技術(shù)要求。其中，軟件部分應(yīng)采用帶有多層結(jié)構(gòu)的Browser/Sever模式，在系統(tǒng)組成結(jié)構(gòu)中，應(yīng)當(dāng)采用技術(shù)相對(duì)較為成熟的、符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)器、中間件以及其他數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品。建立起的信息化辦公系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)保證Windows用戶(hù)的正常使用，并且提供基于XML的數(shù)據(jù)交換接口，支持與第三方軟件的應(yīng)用集成。系統(tǒng)要在充分考慮數(shù)據(jù)信息安全保密性的基礎(chǔ)上提供較為完整的數(shù)據(jù)加密接口，保證信息的安全。最后，在語(yǔ)言操作方面，系統(tǒng)應(yīng)提供的操作界面應(yīng)該最大化地符合中文使用習(xí)慣，保證所有的用戶(hù)信息都能夠通過(guò)中文顯示出來(lái)，且具備多語(yǔ)言版本擴(kuò)展能力。

　　2.2 系統(tǒng)平臺(tái)和體系構(gòu)架要求。整個(gè)信息化管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)采用B/S結(jié)構(gòu)，在開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)的過(guò)程中要采取依靠平臺(tái)化的分布式處理技術(shù)，支持多層構(gòu)架，各個(gè)層相互區(qū)別，采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，使消息服務(wù)成為可能，其次，還要求系統(tǒng)在構(gòu)建和設(shè)計(jì)的過(guò)程中要采用模塊化開(kāi)發(fā)的技術(shù)，提供開(kāi)放的標(biāo)準(zhǔn)接口，以保證系統(tǒng)后續(xù)功能的可開(kāi)發(fā)性。

　　3 企業(yè)信息化管理系統(tǒng)功能要求

　　3.1 協(xié)同工作。協(xié)同工作指的是企業(yè)內(nèi)部員工之間通過(guò)適當(dāng)?shù)慕涣骱托畔⒌幕�換而開(kāi)展的工作，在企業(yè)的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中，只需要簡(jiǎn)單的文字編輯、信息傳輸以及意見(jiàn)回復(fù)和附件加載等流程，就能夠?qū)崿F(xiàn)異地工作協(xié)同，用不同的形式來(lái)完成企業(yè)辦公過(guò)程中信息的傳輸、審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等復(fù)雜多項(xiàng)的工作。

　　3.2 發(fā)文管理。企業(yè)對(duì)內(nèi)、外部發(fā)文都可以通過(guò)信息化管理系統(tǒng)中的發(fā)文管理功能實(shí)現(xiàn)，發(fā)文管理主要涉及到擬稿、審核、核稿、簽發(fā)、印發(fā)等流程。

　　3.3 收文管理。收文管理主要在內(nèi)部發(fā)文的過(guò)程中有所應(yīng)用，主要是對(duì)電子文件和紙質(zhì)文件的處理，對(duì)接收到的文件、傳真以及其他資料，完成記錄后可供多人傳閱。

　　3.4 項(xiàng)目管理。OA的組成部分中，項(xiàng)目管理是重要的環(huán)節(jié)之一，領(lǐng)導(dǎo)與員工和其他各部門(mén)之間的及時(shí)溝通，對(duì)企業(yè)項(xiàng)目管理的質(zhì)量會(huì)有直接的影響，因此，要管理好一個(gè)企業(yè)的項(xiàng)目，就必須對(duì)相關(guān)人員、時(shí)間、硬件配置等信息作好記錄和了解，重點(diǎn)把握其中的要害關(guān)系。

　　3.5 合同管理。合同的簽訂、審批和管理對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理來(lái)說(shuō)意義重大，每一次簽訂合同都要經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的嚴(yán)格審批核查，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)大大地提升了合同審核管理的效率，縮短了審批周期，成本得到了相應(yīng)的節(jié)約。

　　3.6 會(huì)務(wù)管理。會(huì)議是企業(yè)自身管理和經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的重要組成部分，會(huì)議的信息資源需要得到完整的記錄和保存，會(huì)務(wù)管理能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)議申報(bào)、審批、安排、通知、記錄、查詢(xún)等功能，有需要者還可以通過(guò)系統(tǒng)對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢(xún)，方便會(huì)議的安排。

　　4 結(jié)語(yǔ)

　　綜上所述，進(jìn)入全新的科技時(shí)代，信息化管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公體系的建立是企業(yè)自身發(fā)展和在市場(chǎng)中競(jìng)爭(zhēng)的重要手段，采用先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備和管理手段，能夠在相同的時(shí)間內(nèi)節(jié)省大把的時(shí)間，提升企業(yè)內(nèi)部的辦公效率，提高企業(yè)管理質(zhì)量，進(jìn)而幫助企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于長(zhǎng)久不敗之地。

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