招標(biāo)工作是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目實(shí)施過程中重要的組成部分，招標(biāo)過程中產(chǎn)生的文件材料必須準(zhǔn)確、完整、真實(shí)。本文結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)招標(biāo)工作中應(yīng)該形成的文件材料和文件材料收集中應(yīng)注意的問題進(jìn)行了探討。

　　《經(jīng)濟(jì)管理》是中國社會(huì)科學(xué)院的一份以管理學(xué)為主要研究對(duì)象的學(xué)術(shù)月刊。內(nèi)容涵蓋經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)兩大學(xué)科門類，致力在工商管理一級(jí)學(xué)科及其緊密相關(guān)的應(yīng)用經(jīng)濟(jì)學(xué)若干專業(yè)體現(xiàn)中國水平。

　　招標(biāo)工作是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目實(shí)施過程中重要的組成部分，也是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目財(cái)務(wù)審計(jì)、檔案驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收重點(diǎn)檢查的內(nèi)容之一。招標(biāo)工作是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。在招標(biāo)過程中產(chǎn)生的大量文件材料是全面反映整個(gè)招標(biāo)活動(dòng)的第一手資料，具有考證和查詢的作用，是解決因產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)、逾期交貨以及中止合同等問題引起的經(jīng)濟(jì)糾紛、法律訴訟的原始佐證，是項(xiàng)目建設(shè)的永久性技術(shù)文件，必須準(zhǔn)確、完整、真實(shí)。因此，做好項(xiàng)目招標(biāo)文件材料的管理工作，不僅是項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是項(xiàng)目檔案管理中一項(xiàng)非常重要的工作。做為檔案管理人員，在保證招標(biāo)文件材料及時(shí)歸檔保存的前提下，應(yīng)該對(duì)招標(biāo)的概念、招標(biāo)文件材料形成等招標(biāo)管理過程有所了解，以保證招標(biāo)文件材料的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，更好地為項(xiàng)目管理服務(wù)。

　　一、招投標(biāo)的概念、形式和范圍

　　《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)管理暫行辦法》等文件規(guī)定，招標(biāo)的方式有公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)兩種。在通過評(píng)審的項(xiàng)目可行性研究報(bào)告或者初步設(shè)計(jì)中都會(huì)有明確規(guī)定，哪些項(xiàng)目(或設(shè)備)是公開招標(biāo)，哪些項(xiàng)目是邀請(qǐng)招標(biāo)。招標(biāo)的組織形式有自行招標(biāo)和委托招標(biāo)兩種。因此，在項(xiàng)目檔案文件材料收集過程中，檔案人員應(yīng)該及時(shí)掌握可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)或調(diào)整報(bào)告中涉及招投標(biāo)的項(xiàng)目，才能在整理立卷時(shí)不會(huì)遺漏。

　　二、招標(biāo)過程中形成的文件材料

　　招標(biāo)過程中，招標(biāo)代理、發(fā)標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等具體活動(dòng)，都要按照國家相關(guān)法律、法規(guī)執(zhí)行，一般來說，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)都會(huì)按照要求把相關(guān)文件裝訂成冊(cè)移交給委托人，但由于有些招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)良莠不齊，或者工作一時(shí)大意，會(huì)出現(xiàn)文件材料不齊的現(xiàn)象，因此檔案人員在接收招標(biāo)文件材料時(shí)應(yīng)注意檢查文件材料的完整性，為后面的單項(xiàng)、專項(xiàng)驗(yàn)收奠定基礎(chǔ)。招標(biāo)過程中形成的文件材料主要見下表：由上表可以看出，公開招標(biāo)與邀請(qǐng)招標(biāo)是兩種不同的招標(biāo)方式，形成的文件材料不盡相同，在收集整理過程中應(yīng)注意甄別。

　　三、招投標(biāo)文件材料收集中應(yīng)注意的問題

　　招投標(biāo)文件材料是圍繞著招標(biāo)項(xiàng)目的準(zhǔn)備、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和中標(biāo)等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的各種有保存價(jià)值的文件材料構(gòu)成的有機(jī)體系，它是每個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目活動(dòng)完整、系統(tǒng)的歷史記錄，是整個(gè)招標(biāo)活動(dòng)的真實(shí)寫照。在招投標(biāo)過程中，一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目在不同階段形成的各種文件材料盡管有所區(qū)別，但它們是具有內(nèi)在聯(lián)系，前后一致和相互配套的，任何時(shí)候都不可分割，是個(gè)密不可分的有機(jī)整體，有著完整的系統(tǒng)性。正因?yàn)檎型稑?biāo)工作的重要性，無論是財(cái)務(wù)審計(jì)、檔案驗(yàn)收還是最后的竣工驗(yàn)收，對(duì)招投標(biāo)文件材料的查驗(yàn)都是重中之重，不僅要查驗(yàn)文件材料的齊套性，更要對(duì)其系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。因此，在招投標(biāo)文件材料收集整理過程中，要對(duì)招標(biāo)、投標(biāo)文件材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，一定要收集到位，不得缺失，更要注意其完整性、準(zhǔn)確性，比如委托代理合同(協(xié)議)、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書、合同等。

　　1.委托代理合同(協(xié)議)

　　《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》第十四條規(guī)定，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)與被委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)簽訂書面委托合同。國家住建部、工商總局制定有專門的招標(biāo)代理合同示范文本，各招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)也有自己相應(yīng)的代理合同文本。檔案人員在跟蹤收集的同時(shí)，要注意查看招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是否有代理資質(zhì)(如項(xiàng)目涉密還應(yīng)有相應(yīng)的保密資質(zhì))，項(xiàng)目名稱是否與招標(biāo)文件名稱一致，工程概況、代理范圍是否與實(shí)施內(nèi)容相符，合同簽訂時(shí)間與招標(biāo)文件的時(shí)間是否有矛盾，雙方簽字蓋章的手續(xù)是否完備等等。

　　2.評(píng)標(biāo)報(bào)告

　　評(píng)標(biāo)報(bào)告是開標(biāo)、評(píng)標(biāo)過程中形成的文件，由評(píng)標(biāo)方法、開標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)過程表格、評(píng)分匯總等文件材料組成。檔案人員在檢查評(píng)標(biāo)報(bào)告所屬附件是否齊全的同時(shí)，應(yīng)注意投標(biāo)單位不足三家開標(biāo)的，是否有上級(jí)批準(zhǔn)文件，評(píng)委簽到表不能用會(huì)議簽到表代替，評(píng)委意見及打分表是否齊全等。

　　3.中標(biāo)通知書和合同

　　《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》第四十五條、第四十六條規(guī)定，中標(biāo)人確定后，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并同時(shí)將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。招標(biāo)人和中標(biāo)人應(yīng)當(dāng)自中標(biāo)通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件訂立書面合同。招標(biāo)人和中標(biāo)人不得再行訂立背離合同實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的其他協(xié)議。檔案人員在接收此類文件時(shí)，一定要注意檢查中標(biāo)單位與簽訂合同單位是否一致，中標(biāo)價(jià)與合同價(jià)是否有差異，合同內(nèi)容與招標(biāo)文件是否一致，同一事項(xiàng)是否重復(fù)簽訂，合同簽訂時(shí)間是否在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行，簽署人是否有法人代表授權(quán)等。

　　4.二次招標(biāo)文件和未中標(biāo)投標(biāo)文件

　　因種種原因，有些項(xiàng)目第一次招標(biāo)失敗，會(huì)啟動(dòng)第二次招投標(biāo)，對(duì)于重新組織招標(biāo)或評(píng)標(biāo)的項(xiàng)目，還應(yīng)注意收集重新組織招標(biāo)或評(píng)標(biāo)的文件材料，以及情況說明、相關(guān)管理機(jī)關(guān)做出重新組織招標(biāo)或評(píng)標(biāo)的決定書及采取的相應(yīng)措施等。未中標(biāo)的投標(biāo)文件材料也要注意收集歸檔，保存期在5年以上。招標(biāo)文件材料詳細(xì)準(zhǔn)確地記錄了建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)和程序，這就要求項(xiàng)目管理人員要做好原始文件材料的形成、積累工作，檔案管理人員應(yīng)該學(xué)習(xí)招投標(biāo)管理的相關(guān)知識(shí)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際操作技能，變被動(dòng)為主動(dòng)，使項(xiàng)目檔案更加完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，使項(xiàng)目檔案管理更好地服務(wù)于項(xiàng)目建設(shè)，服務(wù)于單位的能力建設(shè)。