摘要：本文環(huán)境科學(xué)論文闡述了污染源普查檔案的歸檔、整理方法，即“七步工作法”。總結(jié)了污染源普查檔案不同于其它工作檔案的歸檔特點(diǎn)。
　　關(guān)鍵詞：污染源普查檔案，歸檔，整理，方法，自身特點(diǎn)
　　全國(guó)第一次污染源普查工作是一次系統(tǒng)、全面的國(guó)情調(diào)查。在普查中所形成的各種重要的文件資料、電子音像及實(shí)物檔案對(duì)環(huán)境保護(hù)工作是一筆寶貴的財(cái)富，因此對(duì)它的全面的收集、科學(xué)的歸檔，妥善的保管，意義十分重大。本人在日常工作中根據(jù)檔案工作的規(guī)律和要求并結(jié)合此次污染源普查工作的實(shí)際特點(diǎn)，積累了一些經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，這里與大家共同探討。
　　1. 污染源普查檔案的整理、歸檔方法。
　　可以把這些工作步驟和方法概括歸納為“七步工作法”。即廣收集，定方案，細(xì)整理，快錄入，全排列，分蓋章，統(tǒng)裝盒。
　　1.1廣收集是指收集要全面，把各種載體的檔案都要以應(yīng)收盡收為原則進(jìn)行檔案的全面收集。
　　首先，污染源普查檔案的全面收集是普查檔案工作的物質(zhì)保障。應(yīng)該歸檔的資料要應(yīng)收盡收。其次，由于工作等客觀原因，有些在普查工作中形成的資料沒(méi)有得到應(yīng)有的保存和及時(shí)的提取。要經(jīng)常的和普查辦的人員溝通，把普查工作中不全的、不完整的、沒(méi)有形成文字材料的資料，進(jìn)行補(bǔ)充收集。這一步技術(shù)要求不高，但要求做到認(rèn)真、細(xì)致、不怕麻煩。
　　1.2 定方案
　　定方案是以國(guó)家、省、市的檔案分類(lèi)方案為依據(jù)，制定本單位的檔案分類(lèi)方案。分類(lèi)方案是指導(dǎo)歸檔工作的依據(jù)，是整個(gè)檔案工作的重點(diǎn)。根據(jù)全國(guó)第一次污染源普查檔案歸檔、整理的相關(guān)分類(lèi)方案的要求，應(yīng)該把形成的文件類(lèi)檔案分成如下五大類(lèi)。
　　1) ZWP1.1——管理文件類(lèi)
　　2) ZWP1.2——工業(yè)源類(lèi)
　　3) ZWP1.3——農(nóng)業(yè)源類(lèi)
　　4) ZWP1.4——生活源類(lèi)
　　5) ZWP1.5——集中式類(lèi)
　　方案制定后要以正式書(shū)面文件的形式保存下來(lái)，從而來(lái)指導(dǎo)以后的普查檔案的歸檔、整理工作。
　　1.3細(xì)整理。
　　是指按照分類(lèi)方案，對(duì)收集到的全部要?dú)w檔的文件資料進(jìn)行整理。這一步驟的工作量最大。
　　1.3.1 分大類(lèi)。按照制定的分類(lèi)方案，把文件資料按大類(lèi)分開(kāi)。如把普查辦轉(zhuǎn)來(lái)的檔案分成四大類(lèi)。一類(lèi)為管理文件類(lèi)；一類(lèi)為工業(yè)源；一類(lèi)為農(nóng)業(yè)源；一類(lèi)為生活源。
　　1.3.2分小類(lèi)和檔案劃價(jià)同時(shí)進(jìn)行。在大類(lèi)的基礎(chǔ)上再按照分類(lèi)方案進(jìn)行最后的詳細(xì)分類(lèi)。在分類(lèi)的同時(shí)把每個(gè)文件的保管期限同時(shí)劃分完成。原則是把同一類(lèi)事件的文件，同一類(lèi)保管期限的文件按照一定的順序劃分到一起。
　　1.3.3 整理。是對(duì)最終完成分類(lèi)的文件資料進(jìn)行仔細(xì)的整理，裝裱，為檔案入盒、入庫(kù)做準(zhǔn)備。這是整個(gè)工作中最為細(xì)致的一步。
　　1.4快錄入。是指對(duì)整理完成的檔案進(jìn)行電腦錄入。在錄入中總結(jié)出一些方法來(lái)提高錄入的速度。我區(qū)污染源普查檔案工作采用錦州市檔案局研制的“JDX---2.0歸檔文件整理系統(tǒng)”。錄入步驟可以總結(jié)為：一個(gè)重點(diǎn)，兩個(gè)竅門(mén)。
　　重點(diǎn)：錄入的重點(diǎn)是對(duì)“事由”的編輯。“事由”的原則是與文件形成時(shí)間相結(jié)合確定文件的最終排列順序。應(yīng)把同一類(lèi)文件編輯為同一事由，使之歸類(lèi)在一起。兩個(gè)竅門(mén)：第一：在錄入大量的基本相同檔案的時(shí)候，可以到“瀏覽”的狀態(tài)下進(jìn)行錄入。第二：對(duì)于檔案軟件沒(méi)有復(fù)制、粘貼功能。可使用給輸入法的造詞功能。
　　1.5 全排列。這是電腦環(huán)節(jié)的關(guān)鍵步驟。是在錄入完成之后，由電腦打出一個(gè)文件排列目錄。我們要根據(jù)這個(gè)目錄把文件進(jìn)行重新的排列，形成最終的文件歸檔排列順序。
　　1.6 分蓋章。是指把已經(jīng)按電腦排定順序的檔案進(jìn)行加蓋歸檔章的工作。在蓋章之前把電腦分配的新序號(hào)，也就是歸檔章上的“室編件號(hào)”用鉛筆寫(xiě)在檔案首頁(yè)的預(yù)留位置上。
　　1.7統(tǒng)裝盒。盒號(hào)的排列原則為：同一保管期限接上年排大流水號(hào)。統(tǒng)裝盒是指在完成蓋章工作之后，把文件統(tǒng)一的裝盒。把每一件檔案裝進(jìn)統(tǒng)一的文件盒內(nèi)，并編號(hào)入庫(kù)。最后一步就是用橡皮把所有的鉛筆痕跡擦掉。
　　以上就是污染源普查檔案歸檔、整理“七步工作法”。這七個(gè)步驟環(huán)環(huán)相扣，相輔相成，互為前提。
　　2. 污染源普查檔案整理、歸檔的自身特色。
　　此次污染源普查工作，是一次專(zhuān)業(yè)、全面的調(diào)查。在調(diào)查中所形成的檔案與其它工作形成的檔案有著本質(zhì)的不同。因此在對(duì)這些檔案進(jìn)行歸檔、整理時(shí)要突出污染源普查檔案的自身特點(diǎn)，對(duì)普查檔案進(jìn)行歸檔。
　　2.1結(jié)合環(huán)境管理的實(shí)際情況，以區(qū)域?yàn)閱挝粚?duì)檔案進(jìn)行歸檔。
　　環(huán)境管理是環(huán)保部門(mén)的重要職責(zé)，環(huán)境管理是以地域?yàn)榛�礎(chǔ)單位進(jìn)行管理的。為了使此次普查檔案更加適應(yīng)以后環(huán)境保護(hù)日常管理工作的需要，應(yīng)該把同一區(qū)域的檔案資料歸檔到一起。比如清查表、普查表，可以把同一街道的資料放到一起，從而大大提高了工作效率和管理水平，真正發(fā)揮了普查檔案合理歸檔的作用。
　　2.2歸檔、整理要分清重點(diǎn)，善于抓主要矛盾。
　　我們都知道，各個(gè)污染源都排放著不同種類(lèi)和數(shù)量的污染物。但是有些污染源排放的污染物無(wú)論從數(shù)量上和種類(lèi)上都是最為主要的，是影響環(huán)境質(zhì)量的決定因素。也叫重點(diǎn)污染源。我們?cè)趯?duì)普查檔案歸檔的時(shí)候，也要注意抓重點(diǎn)。要把重點(diǎn)污染源與一般的污染源區(qū)分開(kāi)，單獨(dú)歸檔、整理。
　　2.3污染源普查檔案的歸檔工作要結(jié)合本單位普查工作的特色，為普查工作提供實(shí)用、詳實(shí)的檔案數(shù)據(jù)。
　　此次普查工作中，各單位都有自己的工作重點(diǎn)和特色。因此在對(duì)普查檔案歸檔過(guò)程中，要緊密結(jié)合本單位的普查特色，做到“特色優(yōu)先兼顧一般”，這樣整理出來(lái)的檔案有重點(diǎn)，有特色，從而形成了自己?jiǎn)挝坏臋n案歸檔風(fēng)格。
　　污染源普查檔案工作，是一項(xiàng)十分復(fù)雜和系統(tǒng)的工程。在工作中只要我們嚴(yán)格按照污染源普查檔案歸檔、整理“七步工作法”的要求，結(jié)合自身普查工作的特點(diǎn)，努力工作，就一定能夠歸檔、整理出合格的普查檔案。