本文選自北大核心級期刊《檔案》，《檔案》雜志由甘肅省檔案局(館)、甘肅省檔案學(xué)會主辦,1979年創(chuàng)刊,國內(nèi)外公開發(fā)行,為全國中文(檔案學(xué))核心期刊、甘肅省一級期刊。《檔案》雜志 的辦刊宗旨是“傳播知識、交流經(jīng)驗、啟迪思想、指導(dǎo)工作”。本刊銳意創(chuàng)新，傳遞檔案信息，扶持學(xué)術(shù)新秀，廣納百家直言，博采眾說之長，開展學(xué)術(shù)探討，反映 工作動態(tài)，努力成為檔案工作者的知音，文秘工作者的益友，史料研究者的助手。本刊長期堅持“立足甘肅，面向全國”的辦刊風(fēng)格，突出學(xué)術(shù)性、史料性、文化 性、可讀性，視角新穎獨特，內(nèi)容雅俗共賞，既面向檔案學(xué)人、文檔工作者，更面向社會大眾，國際、國內(nèi)公開發(fā)行，歡迎訂閱并賜稿。

　　摘要：水利工程檔案管理是水利技術(shù)基礎(chǔ)資料，它反映了水利工程建設(shè)的全過程，做好檔案資料的收集、歸檔工作，積累貯存檔案，最終目的是為了在以后的工程建設(shè)和研究中利用檔案；而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。

　　關(guān)鍵詞：水利工程檔案,收集,管理

　　引言

　　水利工程項目檔案是指在水利工程項目提出、立項、審批、勘測設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利工程項目檔案是水利建設(shè)成果的歷史記錄,是水利工程建設(shè)與管理工作內(nèi)容的重要組成部分,是未來水利建設(shè)重要的信息資源,是水利管理工作決策的重要依據(jù)。

　　一、水利工程檔案的特點

　　水利工程檔案是指從事水利工程建設(shè)過程中形成的文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等材料，按照一定的原則和辦法，經(jīng)過分類、整理集中保管起來的文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等。水利工程檔案明確地反映了一項工程興建的全過程。水利工程檔案具有如下特點：

　　1、水利工程建設(shè)項目檔案內(nèi)容豐富,綜合性強

　　水利工程建設(shè)工作涉及面廣、內(nèi)容繁雜,往往牽涉到農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、電力、通信、市政、生態(tài)環(huán)境等各個方面,而且水利專業(yè)與電力、機械、建筑等專業(yè)聯(lián)系緊密,由此形成的水利工程建設(shè)項目檔案具有多元性和綜合性,是以水利為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合。

　　2、歷時周期長

　　根據(jù)不同的工程效益、水文地質(zhì)條件、河床演變情況、險情隱患,以及其他因素所確定的水利建設(shè)工程,周期長短懸殊較大。一般的江河護坡工程,以及面廣量大的農(nóng)田水利工程,通常僅需要幾個月即可完成。而大型的河道工程、水庫、閘壩建設(shè),則需要幾年或更長的時間才能完成。施工周期長短不同,就必然使得相應(yīng)工程檔案的形成周期差異較大。

　　3、水利工程建設(shè)項目檔案受時空限制,形成的時機性強

　　水利工程建設(shè)是人類改造自然的活動,必然受自然規(guī)律的制約和影響。在這些工程建設(shè)過程中形成的大量檔案.特別是因防治洪澇災(zāi)害而搶做緊急工程的信息等,都明顯具有形成時間短、季節(jié)性強的特點

　　4、文書、科技檔案一體化

　　水利工程是科研、規(guī)劃、設(shè)計、施工、管理一體化的運行機制，因而形成業(yè)務(wù)性文書與科技檔案聯(lián)系密切，明顯具有文書、科技檔案一體的趨向。

　　二、水利工程檔案的收集整理

　　1、分階段收集

　　水利工程檔案的收集工作將分散各業(yè)各機構(gòu)或個人手中的文件、圖紙、資料等集中起來，由專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。工程檔案由過去的分散型、雜亂型發(fā)展到集中型、條理型，綜合管理使水利工程檔案走上標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化。及時進行資料的管理工程項目資料的收集要自始至終，貫穿工程的全過程,直至項目的竣工、驗收，交付使用。在項目的開始階段，要落實文件資料管理的責(zé)任者，明確任務(wù)的要求，隨時登記收集，做好安裝報告、施工日志、竣工報告等材料的記錄工作。如發(fā)現(xiàn)無材料或材料不齊，及時補救。對跨年度的水利工程，由于施工時間長，施工期間人員變動大，資料雜亂，容易遺失，因此，對資料的收集要及時。在管理上采取分類方法，將資料分成三大類。一是設(shè)計資料，可行性研究報告等；二是施工工程中的資料，如施工日志等；三是竣工驗收及資料，如竣工驗收報告等。分類管理使資料歸檔及時，清晰，完整，明了，便于查詢，借閱，為設(shè)計工作提供方便。

　　2、強制性收集

　　適用于對某些人員分散、臨時機構(gòu)較多的施工單位。我們采用收取檔案資料押金的做法。當(dāng)一項水利工程報建后，施工單位先交一定金額的資料押金，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有一定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。

　　三、水利工程檔案的管理

　　1、注意對檔案的中間的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)在水利工程興建活動進行中的，對原始記錄材料、階段小結(jié)材料，設(shè)計計算等材料的形成和積累，要注意檢查和監(jiān)督，特別對薄弱環(huán)節(jié)，多做督促和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，進行指導(dǎo)。

　　2、抓好最后的驗收環(huán)節(jié)水利工程檔案部門對應(yīng)當(dāng)歸檔的水利工程技術(shù)文件材料，按要求進行驗收，不合格不予驗收，不能上報，這樣才能保證材料的齊全，完整。

　　3、強化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平水利工程檔案管理的范圍和要求，對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與水利工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案。

　　因此，為達到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對各專職或兼職檔案管理人員進行培訓(xùn)。講解水利工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案、具體的歸檔范圍。同時，按照檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化，作詳細(xì)的講解，使大家對檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓(xùn)與檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有一個切實的保障。

　　4、通過開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了更好地利用和開發(fā)檔案信息。例如某年在某省市內(nèi)的清挖河道，當(dāng)時的情況是連日降雨，造成整個河道被淤泥覆蓋，整個水利工程受損嚴(yán)重，農(nóng)民灌溉受到嚴(yán)重影響，為了保豐收，利水情，市、縣政府責(zé)成市、縣水利部門針對內(nèi)河清淤拿出整改措施，水利施工人員通過水利工程檔案的調(diào)閱，迅速設(shè)定方案，抽調(diào)人員進行設(shè)計、測量、匯圖各個河道的數(shù)據(jù)的匯總，拿出了最佳的清淤方案，第一時間交給政府部門，政府部門根據(jù)水利部門的方案針對全縣境內(nèi)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)河道的現(xiàn)狀，及時做出了清淤挖掘方案，并快速實施，使各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的災(zāi)情降到最低，農(nóng)田損失面積得到最大的控制，這些都是水利工程檔案作用的彰顯。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動智慧的結(jié)晶，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。

　　四、結(jié)語

　　隨著計算機的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作基本實現(xiàn)了計算機管理模式，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案資料輸入電腦，隨時為業(yè)務(wù)部門提供更全面的信息資源，這些檔案信息無疑為我們水利事業(yè)提供了很大的幫助。