【摘 要】ERP(Enterprise Resource Planning)是集成了企業(yè)采購(gòu)、庫(kù)存、生產(chǎn)制造、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)成本、人力資源、項(xiàng)目投資等在內(nèi)的企業(yè)資源管理信息系統(tǒng)。寶雞石油機(jī)械有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)寶石機(jī)械)作為國(guó)內(nèi)最大的石油鉆采裝備研發(fā)制造基地，從2008年開(kāi)始推行ERP系統(tǒng)管理，在經(jīng)歷了數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、模式探討，實(shí)際測(cè)試、正式推廣等環(huán)節(jié)后，ERP系統(tǒng)又與原有財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行融合，并與集團(tuán)公司的大司庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行接軌，該公司ERP的成功上線(xiàn)，顛覆了企業(yè)傳統(tǒng)的管理理念，但也帶來(lái)了一些新問(wèn)題。本文僅對(duì)在ERP運(yùn)行環(huán)境下，該公司在應(yīng)收賬款預(yù)警管理方面做一些總結(jié)和探討。

　　【關(guān)鍵詞】經(jīng)濟(jì)學(xué)論文發(fā)表,ERP運(yùn)行環(huán)境,應(yīng)收賬款預(yù)警管理,模式探討

　　1.ERP環(huán)境與現(xiàn)狀

　　在裝備制造企業(yè)的ERP運(yùn)行中，應(yīng)收賬款管理被認(rèn)為是整個(gè)ERP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中的難點(diǎn)之一。寶石機(jī)械公司銷(xiāo)售業(yè)務(wù)要經(jīng)過(guò)接受客戶(hù)訂單、批準(zhǔn)賒銷(xiāo)信用、按銷(xiāo)售單供貨、按銷(xiāo)售單裝運(yùn)貨物、向客戶(hù)開(kāi)具發(fā)票、記錄銷(xiāo)售、收回資金這樣一個(gè)業(yè)務(wù)流程，這就使整個(gè)應(yīng)收賬款管理具有很強(qiáng)的系統(tǒng)性，而且公司產(chǎn)品具有單件小批量大組裝的特點(diǎn)，與銷(xiāo)售訂單、發(fā)貨單、裝運(yùn)憑證、配套清單以及價(jià)格表等都息息相關(guān)，而且涉及到營(yíng)銷(xiāo)管理方面的企業(yè)信用，更加具有專(zhuān)業(yè)性，ERP系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境非常復(fù)雜。在應(yīng)收賬款管理模塊設(shè)計(jì)中，該公司并不是簡(jiǎn)單的軟件套用，而是通過(guò)廣泛的調(diào)研、深度挖掘重新對(duì)業(yè)務(wù)梳理、進(jìn)行流程再造，即考慮了會(huì)計(jì)準(zhǔn)則等相關(guān)法律法規(guī)的要求，又吸取了其他企業(yè)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，在借鑒國(guó)際國(guó)內(nèi)企業(yè)普遍模式的基礎(chǔ)上兼顧企業(yè)實(shí)際情況，因此應(yīng)收賬款的管理呈現(xiàn)出一些全國(guó)機(jī)械制造行業(yè)的普遍特點(diǎn)，但又由于其自身管理、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)核算等的特點(diǎn)，從而又有之獨(dú)特性，主要有幾下幾點(diǎn)：第一，以客戶(hù)相關(guān)信息為中心，將散落的客戶(hù)信息進(jìn)行整合，使得銷(xiāo)售、儲(chǔ)運(yùn)、財(cái)務(wù)等各部門(mén)之間的聯(lián)系越發(fā)緊密，信息流動(dòng)更加暢通。第二，對(duì)客戶(hù)信用等級(jí)評(píng)價(jià)要求有所提高，合同信息、擔(dān)保等資料的錄入與管理，客戶(hù)最大授信額度、信用等級(jí)的控制和管理，保證應(yīng)收賬款的事前信用控制。第三，對(duì)應(yīng)收賬款管理向銷(xiāo)售業(yè)務(wù)前端延伸，使得事前計(jì)劃、事中控制和事后反饋功能得以完整實(shí)現(xiàn)。第四，應(yīng)收賬款管理由靜態(tài)走向動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)跟蹤功能，使得企業(yè)每一筆業(yè)務(wù)的發(fā)生都能夠立刻反映出來(lái)。

　　2.預(yù)警模式與探討

　　寶石機(jī)械公司面臨的客戶(hù)具有地域廣、行業(yè)性強(qiáng)、信譽(yù)千差萬(wàn)別的特點(diǎn)，而應(yīng)收賬款的最大風(fēng)險(xiǎn)就在于形成呆賬或壞帳，為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失，因此，及時(shí)更新客戶(hù)主要數(shù)據(jù)，探討建立應(yīng)收賬款預(yù)警管理模式就成為關(guān)鍵路徑。

　　2.1建立數(shù)據(jù)庫(kù)預(yù)警體系

　　一要對(duì)新發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶(hù)，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)端要負(fù)責(zé)及時(shí)建立客戶(hù)工商注冊(cè)號(hào)、組織機(jī)構(gòu)代碼、稅號(hào)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)等信息數(shù)據(jù)，申請(qǐng)并添加往來(lái)編碼。因?yàn)榭蛻?hù)信息一但錄入就不得隨便變更，而且在以后的訂單錄入、發(fā)貨、申請(qǐng)開(kāi)具發(fā)票的過(guò)程中，都是以客戶(hù)名稱(chēng)和編碼為唯一識(shí)別信息，所以保證客戶(hù)信息準(zhǔn)確性和編碼唯一性。二要對(duì)往來(lái)主數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性進(jìn)行符合性驗(yàn)證，尤其對(duì)于往來(lái)單位屬性、統(tǒng)馭科目和貿(mào)易伙伴要保證正確，為報(bào)表直接取數(shù)奠定基礎(chǔ)。

　　2.2建立信用評(píng)價(jià)預(yù)警體系

　　改變以往對(duì)應(yīng)收賬款管理重心主要集中在事后的催收管理，在客戶(hù)信用管理系統(tǒng)與ERP信用控制功能集成應(yīng)用后，通過(guò)信用風(fēng)險(xiǎn)專(zhuān)業(yè)化管理，加強(qiáng)了風(fēng)險(xiǎn)防范事前及事中控制，使應(yīng)收賬款管理向銷(xiāo)售業(yè)務(wù)前端延伸、由清欠工作向防欠工作轉(zhuǎn)變。銷(xiāo)售部門(mén)對(duì)客戶(hù)的品質(zhì)、支付能力、財(cái)務(wù)狀況等信用指標(biāo)進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，采取分析財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表，參考專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的評(píng)級(jí)，了解社會(huì)信譽(yù)等方法評(píng)定信用風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，即：ABC客戶(hù)信用分類(lèi)，具體如下：

　　A類(lèi)客戶(hù)是中石油，不進(jìn)行信用控制，日常發(fā)貨按簽訂的合同執(zhí)行;

　　B類(lèi)客戶(hù)是中石化、中海油、各油田多種經(jīng)營(yíng)單位，屬于高風(fēng)險(xiǎn)客戶(hù)，設(shè)信用額度，信用額度按客戶(hù)情況進(jìn)行評(píng)定，嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)定的信用額度;

　　C類(lèi)客戶(hù)是油田外部公司、私營(yíng)企業(yè)、信用不良的客戶(hù)，信用額度為零，不進(jìn)行賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)，僅采取現(xiàn)金交易方式。

　　對(duì)進(jìn)行信用控制的客戶(hù)，ERP總計(jì)其未清訂單、未清交貨、未清發(fā)票以及未清應(yīng)收賬款，將總計(jì)與信用額度進(jìn)行比較。如果超出信用額度，系統(tǒng)將會(huì)以特定的風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)別的預(yù)定義方式來(lái)做出響應(yīng)(例如：警告、錯(cuò)誤、交貨凍結(jié)等)。賒銷(xiāo)額度核查由系統(tǒng)強(qiáng)制進(jìn)行，避免人工核對(duì)的隨意性，減少隱瞞、漏報(bào)不符合信用條件和超信用額度銷(xiāo)售事項(xiàng)的發(fā)生。

　　財(cái)務(wù)部門(mén)將已經(jīng)按權(quán)限審批的客戶(hù)信用等級(jí)在ERP系統(tǒng)“信用管理”部分進(jìn)行及時(shí)更新維護(hù)，并隨時(shí)關(guān)注信貸風(fēng)險(xiǎn)余額，起到預(yù)警的作用。

　　2.3建立數(shù)據(jù)錄入預(yù)警體系

　　ERP 環(huán)境下所用數(shù)據(jù)都是從各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)開(kāi)始，應(yīng)收賬款模塊與生產(chǎn)、采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存等環(huán)節(jié)緊密相連，一環(huán)扣一環(huán)，這就對(duì)原始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性提出了要求。如果數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性不能保證，那么ERP系統(tǒng)的使用是沒(méi)有任何意義的，應(yīng)收賬款管理也就無(wú)從談起。因此，原始錄入數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確完整，在符合性檢查中一旦發(fā)現(xiàn)異常必須及時(shí)更正，從而避免由于工作失誤所造成的應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

　　2.4建立賬齡分析預(yù)警體系

　　公司銷(xiāo)售部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)應(yīng)收帳款管理實(shí)行 “發(fā)生監(jiān)控、跟蹤服務(wù)和反饋分析”的模式，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)傳遞和信息反饋，銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)客戶(hù)的聯(lián)系和款項(xiàng)催收。財(cái)務(wù)人員通過(guò)對(duì)賬齡的分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)即將逾期的應(yīng)收款項(xiàng)，督促業(yè)務(wù)部門(mén)清收，從而保證了貨款回收相關(guān)信息能夠真實(shí)、及時(shí)反映。同時(shí)，要對(duì)應(yīng)收款進(jìn)行詳細(xì)地分析，包括客戶(hù)名稱(chēng)、欠款金額、欠款性質(zhì)、到期日、逾期時(shí)間、責(zé)任人及催收結(jié)果，并及時(shí)上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，以便于決策層決定具體的清收方式，減少壞賬損失發(fā)生的可能性。另外，通過(guò)分析逾期債權(quán)的壞賬風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)財(cái)務(wù)狀況的影響，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，從而適時(shí)調(diào)整當(dāng)前賒銷(xiāo)策略。

　　2.5建立適時(shí)對(duì)賬簽認(rèn)預(yù)警體系 　　及時(shí)與往來(lái)單位對(duì)賬是應(yīng)收款管理的重要步驟，它不僅能夠保證公司賬目準(zhǔn)確、清晰，還可以避免因超出訴訟時(shí)效而喪失依靠法律手段保護(hù)公司債權(quán)的情況發(fā)生。

　　寶石機(jī)械實(shí)行應(yīng)收賬款對(duì)賬工作常態(tài)化的管理，定期不定期與客戶(hù)進(jìn)行應(yīng)收賬款對(duì)賬，保證財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確無(wú)誤;對(duì)于一些業(yè)務(wù)量大的重要客戶(hù)通過(guò)縮短對(duì)賬時(shí)間，或采取季度對(duì)賬、逐筆跟蹤的措施細(xì)化管理，發(fā)現(xiàn)異常立即向銷(xiāo)售部門(mén)發(fā)出預(yù)警，從而避免壞賬的發(fā)生。年末對(duì)應(yīng)收款單位發(fā)出詢(xún)證函進(jìn)行對(duì)賬，及時(shí)掌握對(duì)方單位賬目信息。

　　2.6建立應(yīng)收款項(xiàng)責(zé)任預(yù)警體系

　　針對(duì)各個(gè)單位的實(shí)際情況制定考核辦法，將銷(xiāo)售指標(biāo)與貨款回收指標(biāo)標(biāo)層層分解，落實(shí)到人。每筆應(yīng)收業(yè)務(wù)都要落實(shí)責(zé)任人，包括業(yè)務(wù)批準(zhǔn)人、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人和合同簽訂人等，發(fā)生逾期應(yīng)收款項(xiàng)的及時(shí)發(fā)出預(yù)警，要嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任，對(duì)相關(guān)責(zé)任人加大考核力度，以督促其加快資金回籠速度。財(cái)務(wù)部門(mén)按月對(duì)應(yīng)收款項(xiàng)余額以及貨款回收金額進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)產(chǎn)生的應(yīng)收賬款余額向銷(xiāo)售部門(mén)通報(bào)，要求業(yè)務(wù)部門(mén)查找逾期的原因，如為無(wú)故拖欠，則需要加大催收力度，以便及時(shí)采取補(bǔ)救措施。同時(shí)，為加大應(yīng)收款項(xiàng)的清收力度，調(diào)動(dòng)職工積極性，根據(jù)欠款時(shí)間、清收金額以及清欠的難易程度等因素給予清收有功人員一定的獎(jiǎng)勵(lì)。

　　3.存在問(wèn)題與對(duì)策

　　盡管寶石機(jī)械在ERP系統(tǒng)的應(yīng)用下，應(yīng)收賬款管理水平有了很大的提高，但仍然存在以下問(wèn)題：

　　3.1 ERP系統(tǒng)中應(yīng)收賬款分析、預(yù)警機(jī)制有待完善。應(yīng)陸續(xù)完善應(yīng)收帳款核銷(xiāo)、自動(dòng)往來(lái)對(duì)帳、壞帳自動(dòng)處理、到期應(yīng)收帳款提示催收等ERP功能，并使之能夠提供自動(dòng)生成回款分析、周轉(zhuǎn)分析、欠款分析以及客戶(hù)履約情況等資料。通過(guò)這些數(shù)據(jù)，分析出各種變化的影響因素，為企業(yè)提供所需要的信息，反映銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)、管理等方面盲點(diǎn)和漏洞，使管理者能適時(shí)做出最好的決策，盡快對(duì)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)采取積極應(yīng)對(duì)措施。

　　3.2信用管理制度有待細(xì)化。應(yīng)進(jìn)一步細(xì)化信用管理工作，成立信用評(píng)價(jià)小組，制定出系統(tǒng)詳盡與可執(zhí)行的信用管理制度。由公司領(lǐng)導(dǎo)直接擔(dān)任信用領(lǐng)導(dǎo)小組的組長(zhǎng)，對(duì)于每一筆賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)要總把關(guān)。銷(xiāo)售及財(cái)務(wù)等部門(mén)的相關(guān)人員為小組成員，負(fù)責(zé)信用風(fēng)險(xiǎn)控制的具體工作。對(duì)不符合信用條件和超信用額度的銷(xiāo)售項(xiàng)目必須由具有相應(yīng)權(quán)限的人員進(jìn)行審批。對(duì)提供信用的客戶(hù)，企業(yè)還應(yīng)隨時(shí)了解其信用狀況的變化。若對(duì)方出現(xiàn)信用惡化，經(jīng)營(yíng)狀況不佳時(shí)，企業(yè)應(yīng)及時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略，以免造成經(jīng)濟(jì)損失。

　　3.3進(jìn)一步完善ERP現(xiàn)有功能以滿(mǎn)足實(shí)際工作的需要。應(yīng)繼續(xù)對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行修訂和完善。比如，對(duì)于在生成財(cái)務(wù)憑證時(shí)，發(fā)票與ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)差異這種情況，在應(yīng)收賬款與發(fā)票生成的過(guò)程中，不應(yīng)直接帶出前置單據(jù)的合計(jì)金額，而需要對(duì)其進(jìn)行重新計(jì)算。當(dāng)有差異的時(shí)候，需要提醒用戶(hù)。

　　基于ERP運(yùn)行環(huán)境，依托ERP軟件，圍繞應(yīng)收賬款發(fā)生、催收、結(jié)清等過(guò)程，建立涵蓋應(yīng)收賬款事前、事中、事后管理的控制系統(tǒng)，有助于實(shí)現(xiàn)持續(xù)應(yīng)收賬款的全面、準(zhǔn)確、有效管理，減少信用銷(xiāo)售負(fù)面影響。要利用ERP系統(tǒng)這個(gè)良好的信息管理平臺(tái)，將業(yè)務(wù)實(shí)際與ERP系統(tǒng)有效地結(jié)合起來(lái)，通過(guò)對(duì)銷(xiāo)售過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)的全面監(jiān)控，規(guī)范應(yīng)收帳款的管理， 提高應(yīng)收賬款管理整體運(yùn)作效率，減少了管理的漏洞，力求減少應(yīng)收賬款造成損失。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]解延麗，建立預(yù)警機(jī)制強(qiáng)化應(yīng)收賬款的事前管理[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，2007(2中)：320-320

　　[2]李艷 ERP環(huán)境下如何加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理.經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊.2011(10)：110-110

　　[3]中石油客戶(hù)信用風(fēng)險(xiǎn)操作手冊(cè)