摘要:何嘉蓀等人建立的文件運(yùn)動(dòng)理論模型明確而深刻地指出文件在運(yùn)動(dòng)過(guò)程中，隨著階段的變化而發(fā)生
　　形式、價(jià)值以及管理方式的變化，為文件的管理提供了指導(dǎo)作用。但如何將理論運(yùn)用于實(shí)踐，并在
　　實(shí)踐中完善理論，是當(dāng)前研究的一個(gè)重要內(nèi)容。本文在檔案學(xué)相關(guān)文件運(yùn)動(dòng)的理論基礎(chǔ)上結(jié)合對(duì)東莞市規(guī)劃局電子文件運(yùn)動(dòng)的研究，提出模型，以期對(duì)規(guī)劃電子文件運(yùn)動(dòng)研究作出有益的探索。
　　
　　關(guān)鍵詞:規(guī)劃電子文件,文件生命周期,文件連續(xù)體模型
　　
　　1．背景介紹
　　經(jīng)過(guò)多年的建設(shè)積累，目前東莞市規(guī)劃局信息化已具有較高水平，部門內(nèi)部通過(guò)專署網(wǎng)絡(luò)互連互通，業(yè)務(wù)辦公信息化全面覆蓋，信息系統(tǒng)功能完善、性能先進(jìn)，同時(shí)積累了豐富的信息資源。
　　但問(wèn)題也隨之而來(lái)：當(dāng)前規(guī)劃局的檔案管理還集中在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件方面，對(duì)于已經(jīng)產(chǎn)生的和正在產(chǎn)生的電子文件很少涉及，并且沒(méi)有正確和有效的管理方法。部門分工不明，價(jià)值認(rèn)識(shí)不清，開(kāi)發(fā)利用更無(wú)從談起。這就導(dǎo)致規(guī)劃局積累的大量電子文件得不到有效的管理和利用。
　　為了解決當(dāng)前東莞市規(guī)劃局的電子文件管理問(wèn)題，通過(guò)對(duì)東莞市規(guī)劃局的辦文辦事流程、檔案管理現(xiàn)狀，以及電子文件管理需求的調(diào)研，并結(jié)合規(guī)劃局的實(shí)際情況，在“文件運(yùn)動(dòng)理論模型”的基礎(chǔ)上，我們開(kāi)發(fā)出“城建規(guī)劃電子文件運(yùn)動(dòng)模型”，以下簡(jiǎn)稱“模型”，作為規(guī)劃局電子文件管理的理論和實(shí)踐指導(dǎo)，并為東莞市規(guī)劃局的電子文件管理提供完善的解決方案。
　　2．理論基礎(chǔ)
　　馬克思主義方法論指出，理論來(lái)源于實(shí)踐，同時(shí)也指導(dǎo)著實(shí)踐。任何實(shí)踐的進(jìn)行都離不開(kāi)理論的指導(dǎo)，模型正是建立在文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論等檔案學(xué)基礎(chǔ)理論之上，借鑒了來(lái)源原則與全宗理論、文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論、文件價(jià)值理論和文件運(yùn)動(dòng)理論模型，并結(jié)合規(guī)劃業(yè)務(wù)自身特點(diǎn)，用軸、維、域三類元素建立了一個(gè)模型。從而反映規(guī)劃業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的電子文件在其運(yùn)動(dòng)過(guò)程中，具體形態(tài)、價(jià)值、保管方式、責(zé)任主體等方面的變化。
　　
　　3．研究意義
　　首先，模型將文件生命周期、文件連續(xù)體等檔案學(xué)經(jīng)典理論用于指導(dǎo)東莞市規(guī)劃局的電子文件管理，從實(shí)踐上證明了本地化的文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論建立的全新運(yùn)動(dòng)理論——文件運(yùn)動(dòng)理論模型的可行性。
　　其次，通過(guò)模型在規(guī)劃局的實(shí)際應(yīng)用，可以檢驗(yàn)電子文件運(yùn)動(dòng)模型的實(shí)際效果，有利于在實(shí)踐的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善電子文件運(yùn)動(dòng)模型，優(yōu)化電子文件管理流程和管理方式，從而提出更加科學(xué)的電子文件管理思想和電子文件標(biāo)準(zhǔn)管理框架。
　　
　　4．模型
　　在實(shí)踐中，通過(guò)對(duì)東莞市規(guī)劃電子文件基本管理流程和管理方式的探討分析，得出規(guī)劃電子文件運(yùn)動(dòng)的規(guī)律，從而總結(jié)歸納出模型。
　　4.1模型圖

                                             
　　
　　4.2模型說(shuō)明
　　以上模型圖具有三類結(jié)構(gòu)要素：“軸”、“維”和“域”，“軸”用從一個(gè)核心按等角度夾角散開(kāi)的射線來(lái)表示，“維”用同心圓表示，“域”是“軸”和“維”交織成的區(qū)域。
　　模型的核心是規(guī)劃電子文件。三根軸分別標(biāo)志規(guī)劃電子文件運(yùn)動(dòng)中起決定作用的要素：規(guī)劃電子文件賴以形成的社會(huì)活動(dòng)（城市規(guī)劃業(yè)務(wù)軸）；規(guī)劃電子文件的形成者來(lái)源（責(zé)任者軸），規(guī)劃電子文件在運(yùn)動(dòng)過(guò)程中存在的形態(tài)（規(guī)劃業(yè)務(wù)文件軸）。文件從形成到最后銷毀或永久保存，其所具有的價(jià)值隨時(shí)間的延續(xù)發(fā)生變化依次形成三個(gè)維度：第一維，現(xiàn)行價(jià)值形成維（簡(jiǎn)稱現(xiàn)行維），在文件現(xiàn)行價(jià)值形成的同時(shí)，文件還具有第一價(jià)值和第二價(jià)值，此維是文件第一價(jià)值的具體體現(xiàn)維，因而第一價(jià)值占據(jù)主導(dǎo)地位；第二維，第一價(jià)值和第二價(jià)值此消彼長(zhǎng)過(guò)渡維（簡(jiǎn)稱過(guò)渡維）；第三維，社會(huì)價(jià)值維，亦即表達(dá)第二價(jià)值已經(jīng)占據(jù)主導(dǎo)地位的維度。模型的三個(gè)維度依次展現(xiàn)規(guī)劃電子文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中的價(jià)值變化和事實(shí)上存在的運(yùn)動(dòng)階段。“軸”和“維”之間的區(qū)域分別稱為管理域、證據(jù)域和服務(wù)域，是文件管理實(shí)踐的體現(xiàn)。
　　
　　4.2.1軸
　　模型包含三根軸，即“城市規(guī)劃業(yè)務(wù)軸”、“責(zé)任者軸”和“規(guī)劃業(yè)務(wù)文件軸”。
　　城市規(guī)劃業(yè)務(wù)軸：表現(xiàn)的是形成文件的規(guī)劃業(yè)務(wù)活動(dòng)。對(duì)這種社會(huì)活動(dòng)加以解析可以發(fā)現(xiàn)，從最微觀層次而言它首先是由要進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理的人員或群體進(jìn)行的業(yè)務(wù)辦理活動(dòng)；然后是職能活動(dòng)，它既包括以各業(yè)務(wù)科室主體為核心進(jìn)行的職能活動(dòng)，又包括由幾個(gè)處室共同參與的、以特定事項(xiàng)為核心的職能活動(dòng)；最后是具有特定目標(biāo)的社會(huì)活動(dòng)。
　　責(zé)任者軸：描述的是不同層次規(guī)劃電子文件用其組合的不同形成者來(lái)源。第一層是文件形成者，包括辦事單位、規(guī)劃局各業(yè)務(wù)處室辦文員等；第二層次是規(guī)劃局業(yè)務(wù)處室資料室；第三層則是規(guī)劃局檔案室或城建檔案館。
　　規(guī)劃業(yè)務(wù)文件軸：指規(guī)劃業(yè)務(wù)文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中在不同階段所表現(xiàn)的群體運(yùn)動(dòng)形態(tài)特征。文件之間具有有機(jī)關(guān)聯(lián)性，這使得文件必然組成群體運(yùn)動(dòng)。形成者形成的單份文件會(huì)按照辦文進(jìn)行組織，然后再按照不同的項(xiàng)目形成規(guī)劃項(xiàng)目檔案，最終形成規(guī)劃?rùn)n案全宗。
　　
　　4.2.2維
　　本模型根據(jù)規(guī)劃電子文件在運(yùn)動(dòng)過(guò)程中的價(jià)值變化，用三個(gè)維度，分三個(gè)層次描述規(guī)劃電子文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。
　　第一層，現(xiàn)行維（即現(xiàn)行價(jià)值形成維）。電子文件形成者根據(jù)規(guī)劃業(yè)務(wù)需要，生成電子文件，電子文件必然與該次業(yè)務(wù)辦理的其他文件產(chǎn)生有機(jī)聯(lián)系，因而形成“辦文”進(jìn)行運(yùn)動(dòng)。文件從形成之初即具有第一價(jià)值，也具有第二價(jià)值，但是此時(shí)第一價(jià)值必然居于主導(dǎo)地位。現(xiàn)行價(jià)值則為文件第一價(jià)值在文件現(xiàn)行期的具體體現(xiàn)。“現(xiàn)行維”標(biāo)志著文件運(yùn)動(dòng)進(jìn)入了現(xiàn)行期。
　　第二層，過(guò)渡維。當(dāng)文件內(nèi)容規(guī)定的任務(wù)完成，或者文件內(nèi)容規(guī)定的目標(biāo)達(dá)到，文件的“現(xiàn)行期”宣告結(jié)束，現(xiàn)行價(jià)值亦同時(shí)消失，文件于是運(yùn)動(dòng)進(jìn)入“暫存期”。“過(guò)渡維”是這一時(shí)期開(kāi)始的標(biāo)志。此時(shí)文件的第一價(jià)值仍然占據(jù)主導(dǎo)地位，但同時(shí)它也逐漸趨弱；而文件的第二價(jià)值則逐漸增強(qiáng)，兩者此消彼長(zhǎng)，形成一種過(guò)渡局面。
　　第三層，社會(huì)價(jià)值維。隨時(shí)日推移，文件第一價(jià)值逐漸減小至可以忽略不計(jì)；文件第二價(jià)值-社會(huì)價(jià)值開(kāi)始占據(jù)主導(dǎo)地位，文件運(yùn)動(dòng)進(jìn)入“歷史期”。“社會(huì)價(jià)值維”是文件第二價(jià)值開(kāi)始居于主導(dǎo)地位的標(biāo)志。
　　
　　4.3.3域
　　模型用域的概念，將文件管理實(shí)踐及其后果抽象為三個(gè)主域：管理域、服務(wù)域和證據(jù)域。
　　（1） 管理域：是“規(guī)劃業(yè)務(wù)文件軸”和“責(zé)任者軸”之間的區(qū)域，體現(xiàn)的是電子文件的管理“領(lǐng)域”，管理域分為四個(gè)子域。
　　形成域：表達(dá)的是草擬、制作、正式形成文件的過(guò)程。
　　捕獲域：文件形成后立即被文件保管系統(tǒng)捕獲而進(jìn)入捕獲域。
　　組織域：在組織域文件成為相對(duì)較為完整的以項(xiàng)目階段為核心的文件組織體。
　　保管域：文件進(jìn)入保管域，成為規(guī)劃?rùn)n案，構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的記憶和財(cái)富。
　　（2）證據(jù)域：是“責(zé)任者軸”和“城市規(guī)劃業(yè)務(wù)軸”之間的區(qū)域，體現(xiàn)的是文件構(gòu)成的規(guī)劃業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)和記憶“領(lǐng)域”。模型的“維”又將證據(jù)域劃分為四個(gè)子域。
　　軌跡域：表達(dá)的是文件形成者在形成文件的過(guò)程中產(chǎn)生的各種行為的軌跡。
　　證據(jù)域：是指文件一經(jīng)正式生效，它就成了反映形成它的人類社會(huì)活動(dòng)的最有效的證據(jù)。
　　集體記憶域和社會(huì)記憶域：文件在保管系統(tǒng)中得到整合，作為集體記憶得到保存和管理，為人們服務(wù)。
　　（3）服務(wù)域：是城市規(guī)劃業(yè)務(wù)軸和規(guī)劃業(yè)務(wù)文件軸之間的區(qū)域，體現(xiàn)的是規(guī)劃電子文件“服務(wù)領(lǐng)域”。根據(jù)維度的變化，這種服務(wù)體現(xiàn)在以下四個(gè)服務(wù)子域之中。
　　孕育服務(wù)域：電子文件在孕育、制作過(guò)程中，會(huì)形成一些片段文字、未定型的圖形、編寫提綱、草稿
　　等信息記錄，這些信息記錄將為文件形成者或形成部門進(jìn)一步制作文件，使之能夠正式
　　生效（或者因?yàn)椴环�合要求而予以刪除）提供服務(wù)。
　　行政服務(wù)域：隨著電子文件的簽署生效，電子文件具備現(xiàn)行價(jià)值而發(fā)揮“指揮、命令、批準(zhǔn)、允許和
　　傳遞交流信息”等文件內(nèi)容規(guī)定的任務(wù)和目標(biāo)所要求發(fā)揮的現(xiàn)行作用，此時(shí)，它對(duì)其形成者而言具有傳遞、控制功能；對(duì)于接受者而言則具有依據(jù)功能。
　　參考服務(wù)域：隨著電子文件運(yùn)動(dòng)到過(guò)渡維，電子文件的現(xiàn)行作用和現(xiàn)行價(jià)值消失。此時(shí)文件第一價(jià)值
　　仍然占據(jù)主導(dǎo)地位，但是已經(jīng)開(kāi)始逐漸減弱，而第二價(jià)值逐漸增強(qiáng)。電子文件的服務(wù)也
　　就從“行政服務(wù)”演變?yōu)?ldquo;參考服務(wù)”。
　　社會(huì)文化服務(wù)域：當(dāng)電子文件的第二價(jià)值完全占據(jù)主導(dǎo)地位，電子文件最終成為全社會(huì)共有的記憶，
　　而電子文件的服務(wù)對(duì)象也由主要面向辦事單位和東莞市規(guī)劃局各部門，轉(zhuǎn)變?yōu)橹饕�面�?br /> 　　整個(gè)社會(huì)。
　　5．模型的實(shí)踐應(yīng)用
　　
　　為讓管理者認(rèn)清電子文件在各階段的不同價(jià)值，處理好保密與開(kāi)放的界線。在模型的指導(dǎo)下，我們對(duì)東莞市規(guī)劃局電子文件的管理流程、管理方式、管理角色分配做了如下設(shè)計(jì)，
　　
　　5.1管理流程圖

                             
　　
　　
　　5.2管理方式表

                     
　　
　　規(guī)劃電子文件管理方式表
　　生命階段 表現(xiàn)形式 管理者 價(jià)值 開(kāi)放范圍
　　孕育形成 業(yè)務(wù)要求；文件模板；生成文件 規(guī)劃局業(yè)務(wù)科室辦文員 文件形成 規(guī)劃局業(yè)務(wù)科室內(nèi)部
　　現(xiàn)行 有效文件 規(guī)劃局業(yè)務(wù)科室辦文員、辦事員 服務(wù)價(jià)值；證據(jù)價(jià)值 規(guī)劃局業(yè)務(wù)科科室及辦事單位
　　半現(xiàn)行 項(xiàng)目檔案 規(guī)劃局業(yè)務(wù)科室資料室 參考價(jià)值 規(guī)劃局及辦事單位
　　非現(xiàn)行 規(guī)劃?rùn)n案全宗 城建檔案館 社會(huì)價(jià)值 社會(huì)
　　
　　在孕育形成階段，電子文件只是一些文件模板文件，需要處室辦文員根據(jù)業(yè)務(wù)要求在規(guī)劃局的OA系統(tǒng)中生成電子文件。此時(shí)，它還沒(méi)有實(shí)際價(jià)值，并且只能向規(guī)劃局主辦業(yè)務(wù)的處室開(kāi)放。
　　在現(xiàn)行階段，電子文件則是一些辦理事務(wù)過(guò)程中用到的文件，管理者應(yīng)是規(guī)劃局處室的辦文和辦事員。此時(shí)的電子文件具有服務(wù)價(jià)值和證據(jù)價(jià)值，可以向規(guī)劃局處室和與文件有關(guān)系的辦事單位開(kāi)放。
　　半現(xiàn)行階段，即過(guò)渡階段，電子文件表現(xiàn)為經(jīng)過(guò)規(guī)劃局檔案室整理過(guò)的項(xiàng)目檔案。此時(shí)，文件已經(jīng)辦理完畢，經(jīng)過(guò)檔案室按項(xiàng)目進(jìn)行歸檔整理，形成項(xiàng)目檔案，提供規(guī)劃局內(nèi)部和辦事單位的查詢和利用。
　　非現(xiàn)行階段，電子文件表現(xiàn)為規(guī)劃?rùn)n案全宗，即所有規(guī)劃電子文件的集合體，這時(shí)的電子文件不再以單份文件出現(xiàn)，而是以整體出現(xiàn)，其價(jià)值表現(xiàn)為規(guī)劃局業(yè)務(wù)的反映，城市建設(shè)規(guī)劃事業(yè)的反映，更具有社會(huì)意義。因此，應(yīng)該向全社會(huì)開(kāi)放，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)城市規(guī)劃業(yè)務(wù)的監(jiān)督和改進(jìn)。
　　
　　5.3管理角色分配表
　　根據(jù)東莞市規(guī)劃局電子文件運(yùn)動(dòng)的規(guī)律，對(duì)東莞市規(guī)劃局規(guī)劃業(yè)務(wù)電子文件的孕育形成、現(xiàn)行階段、半現(xiàn)行階段和非現(xiàn)行階段的整個(gè)生命周期進(jìn)行了管理角色分配，見(jiàn)下表：
　　
　　　

           　　
　　
　　東莞市城建規(guī)劃電子文件管理模式作為一個(gè)以模型指導(dǎo)實(shí)際工作的范例，是用理論指導(dǎo)的一次有益嘗試。也為其他機(jī)構(gòu)的電子文件管理提供了借鑒和參考模式。其他機(jī)構(gòu)可以在此基礎(chǔ)上了解本機(jī)構(gòu)電子文件的運(yùn)動(dòng)階段、運(yùn)動(dòng)規(guī)律，分清電子文件在各階段的價(jià)值，從而采取相應(yīng)的管理方式，以獲得更便捷、有效的電子文件管理與利用。
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