摘要：隨著我國(guó)城市建設(shè)突飛猛進(jìn)的發(fā)展,各地建設(shè)工程項(xiàng)目迅猛增多，但是相應(yīng)的建設(shè)工程檔案管理工作確很落后，本文首先分析建設(shè)工程檔案管理中存在的問(wèn)題，最后詳細(xì)討論如何加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，完善建設(shè)工程檔案管理。
　　關(guān)鍵詞：建設(shè)工程檔案；檔案管理；完善
　　
　　一、建設(shè)工程檔案管理中的問(wèn)題
　　1．建設(shè)單位對(duì)工程檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，檔案意識(shí)薄弱
　　工程檔案是在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程及其管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各類載體的材料，是城市豐富的歷史資源，但有好多一部分建設(shè)單位基建人員，對(duì)此不重視，認(rèn)為把工程進(jìn)度和質(zhì)量搞好，檔案等工程驗(yàn)收后再慢慢補(bǔ)的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，對(duì)工程檔案在收集過(guò)程中是否齊全、完整、真實(shí)等重視不夠。
　　2.檔案質(zhì)量有待提高
　　一些已經(jīng)歸檔的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍偏低，目前只有極少數(shù)單位檔案館近幾年的建設(shè)工程檔案做到了部分全文數(shù)字化，由建筑設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的建設(shè)工程土程項(xiàng)目的圖紙等均以紙質(zhì)和電子兩種形式歸檔，這樣做使得歸檔較全面，利用也更便利。
　　長(zhǎng)期以來(lái)，檔案室存在的“手工勞動(dòng)”的現(xiàn)狀，其主要原因是：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視不夠，經(jīng)費(fèi)投入不足。加之專業(yè)管理人員缺乏，不能及時(shí)引入先進(jìn)的管理模式、管理手段和管理方法致使利用效果不佳。管理人員對(duì)所查找館藏內(nèi)容心中無(wú)數(shù)，對(duì)查找出的東西不知是否有價(jià)值，致使費(fèi)時(shí)費(fèi)力，查找效率低下，從而造成惡性循環(huán)，使檔案利用率極其有限。
　　建設(shè)工程檔案管理一般要經(jīng)過(guò)收集、部門立卷、歸檔、檔案館二次整理這幾個(gè)程序。其中，收集包括紙質(zhì)材料、電子文件和特殊載體材料的收集。總的來(lái)說(shuō)，收集的材料的質(zhì)量高低直接影響建設(shè)工程檔案的歸檔是否規(guī)范和利用的質(zhì)量，是建設(shè)工程檔案管理管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。
　　3．墨守成規(guī)，工作被動(dòng)
　　由于歷史源緣和長(zhǎng)期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，使檔案行業(yè)形成了一種“看門守?cái)?rdquo;的思維方式，安于現(xiàn)狀，并長(zhǎng)期以默默無(wú)聞自譽(yù)，這種方式不適應(yīng)現(xiàn)代工程檔案管理的要求。
　　4.載體有待豐富
　　按規(guī)定，一套完整的工程檔案應(yīng)該包括紙質(zhì)檔案、聲像照片檔案以及一些相應(yīng)的電子檔案，也就是說(shuō)工程項(xiàng)目在施工過(guò)程除了要收集紙質(zhì)的文件外，每個(gè)階段均要留下真實(shí)、客觀的記錄工程施工進(jìn)度的照片或是其它電子文件。但往往很多項(xiàng)目在實(shí)際操作中表明特殊載體的材料匾乏，要么完全沒(méi)有，要么就是不完整，即使有的也是不能全面反映這個(gè)項(xiàng)目的施工進(jìn)展過(guò)程，其數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求，給單位留下了不可彌補(bǔ)的損失。許多建設(shè)聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無(wú)償交給檔案部門管理，往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā)，對(duì)聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。有些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點(diǎn)點(diǎn)，很不完整。
　　二、加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，完善建設(shè)工程檔案管理
　　做好建設(shè)工程檔案管理工作，需要檔案管理部門與建設(shè)工程部門的大力合作，密切配合，加強(qiáng)溝通，更需要建設(shè)行政管理部門和有關(guān)部門的支持和配合。對(duì)如何加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，完善建設(shè)工程檔案管理工作建議如下：
　　1．提前介入
　　“提前介入”就是在工程項(xiàng)目與檔案館簽定了工程檔案報(bào)送責(zé)任書后，檔案館指定專人負(fù)責(zé)對(duì)該工程項(xiàng)目工程檔案形成過(guò)程的跟蹤指導(dǎo)工作，在建設(shè)工程檔案立卷之前，與建設(shè)工程部門的檔案員了解工程的情況。根據(jù)工程的實(shí)際情況，制定歸檔范圍、分類方法、編制標(biāo)準(zhǔn)等等。同時(shí)還應(yīng)對(duì)建設(shè)工程部門的檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案員對(duì)應(yīng)歸的材料有大致的了解，并且提醒保留照片等材料，同時(shí)對(duì)電子文件的歸檔也應(yīng)有交待。
　　2．全程參與，工程與歸檔同步進(jìn)行
　　施工階段產(chǎn)生、形成的工程系統(tǒng)質(zhì)量保證性材料是建設(shè)工程檔案的核心部分，這些材料直接記述和反映工程建設(shè)的內(nèi)在結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，檔案管理部門應(yīng)以高度的責(zé)任感深入實(shí)際、積極主動(dòng)地檢查、督促有關(guān)施工管理部門和責(zé)任人。使其及時(shí)做好收集工作，最大限度地確保該階段工程質(zhì)量保證材料與所記錄的對(duì)象保持一致：要做到這一點(diǎn)，在具體管理工作中應(yīng)堅(jiān)持“三同步”。首先，堅(jiān)持建立施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督機(jī)構(gòu)與工程開工同步。其次，要堅(jiān)持項(xiàng)目歸檔材料的收集、積累與結(jié)算施工進(jìn)度款同步。第三，要堅(jiān)持施工現(xiàn)場(chǎng)預(yù)立卷與施工進(jìn)程同步。堅(jiān)持施工現(xiàn)場(chǎng)預(yù)立卷，使它與項(xiàng)目的實(shí)際工程進(jìn)程同步。檔案驗(yàn)收應(yīng)重點(diǎn)檢查：工程前期文件、各種隱蔽工程記錄、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、施工技術(shù)文件、竣工圖文件、事故處理文件、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定文件、監(jiān)理工作文件和各項(xiàng)專業(yè)驗(yàn)收文件，檢查檔案內(nèi)容是否齊全、手續(xù)是否完備、質(zhì)量是否符合歸檔要求等。檔案工作人員應(yīng)站在維護(hù)和確保建設(shè)工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全這一高度，敢于項(xiàng)真，嚴(yán)肅認(rèn)真地把好這最后一關(guān)。
　　3.建設(shè)工程部門應(yīng)把好檔案驗(yàn)收關(guān)，確保案卷質(zhì)量
　　文檔資料收集不全、原始記錄丟失，是工程檔案不達(dá)標(biāo)的首要原因。為解決好這個(gè)問(wèn)題，應(yīng)把檔案管理納入工程管理當(dāng)中，嚴(yán)格建檔全過(guò)程的控制，保證建設(shè)與建檔同步進(jìn)行，定期或不定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，予以現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)改正以外，還將檢查結(jié)果及整改建議通報(bào)各有關(guān)部門及參建單位，限期整改。對(duì)工程檔案的驗(yàn)收，工程監(jiān)理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)管理人員與檔案管理人員密切配合，嚴(yán)格把關(guān)。工程監(jiān)理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)管理人員的主要任務(wù)是檢查檔案所記錄內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，檔案管理人員則側(cè)重于竣工圖和文件材料的收集齊全、分類的準(zhǔn)確性和組卷排列的系統(tǒng)性。對(duì)不合格的檔案，給予指導(dǎo)意見，限期整改，直至合格為止。
　　建檔全過(guò)程的控制，有效地遏制文件遺失遺漏的現(xiàn)象，保證檔案的齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確與系統(tǒng)，確保案卷的高質(zhì)量。
　　4.通過(guò)合同控制確保檔案管理職責(zé)的有效落實(shí)
　　工程項(xiàng)目檔案資料形成部門多，文檔資料數(shù)量大、種類廣，只有遵循“誰(shuí)形成文件材料，誰(shuí)立卷歸檔”的原則，才便于檔案資料收集齊全、完整和系統(tǒng)。為了保證各參建單位對(duì)各自所形成的文檔資料按規(guī)范要求收集、整理和歸檔，建設(shè)工程部門應(yīng)充分運(yùn)用法律手段，以合同的形式來(lái)明確各參建單位的檔案責(zé)任。與各參建單位簽訂合同時(shí)，合同管理部門嚴(yán)格把關(guān)，把工程資料的收集、整理、歸檔工作，作為一項(xiàng)重要內(nèi)容寫進(jìn)合同；以合同的形式來(lái)明確參建各方文檔資料的形成范圍、費(fèi)用、歸檔套數(shù)和檔案質(zhì)量要求，明確檔案的權(quán)屬。在最后的合同結(jié)算時(shí)，以檔案的完成情況作為結(jié)算支付的依據(jù)。
　　5．加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
　　檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)做好檔案管理工作起著關(guān)鍵作用。施工單位的檔案管理人員多以兼職為主，即使是專職的資料員，其檔案業(yè)務(wù)專業(yè)水平也是非常有限，加上人員流動(dòng)頻繁，對(duì)檔案管理工作帶來(lái)很多負(fù)面的影響。因此，建設(shè)工程部門有計(jì)劃、有重點(diǎn)地對(duì)參建各方檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們?cè)鰪?qiáng)了檔案意識(shí)、熟悉檔案管理規(guī)范、熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。

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